Είναι ένας διάλογος μεταξύ δύο ή περισσότερων ανθρώπων για την επίτευξη ενός αποτελέσματος που θα εξυπηρετεί τα συμφέροντά τους.

Μια τυπική διαπραγμάτευση, είτε επίσημη είτε ανεπίσημη, συμπεριλαμβάνει 5 ξεχωριστά στάδια που είναι τα εξής: 1. Προετοιμασία, 2. Συζήτηση, 3. Ορισμός στόχων, 4. Ανταλλαγή προτάσεων και αντιπροτάσεων, 5. Επίτευξη (ή όχι) συμφωνίας. Κάποιοι επιστήμονες και αναλυτές θεωρούν πως τα βήματα είναι έξι (θεωρούν ως έκτο βήμα την χάραξη συγκεκριμένων πρακτικών για την εκτέλεση της συμφωνίας), κάποιοι άλλοι συμπυκνώνουν τα βήματα σε τέσσερα (θεωρούν πως το βήμα 3 ενσωματώνεται στο βήμα 4). Η ουσία, όμως, είναι εν τέλει η ίδια.

Διαπραγματευόμαστε κάθε μέρα. Είτε το αντιλαμβανόμαστε είτε όχι. Γονείς με παιδιά, οι σύγυγοι μεταξύ τους, αφεντικά κι εργαζόμενοι, εταιρίες μεταξύ τους, ανώτεροι με υφιστάμενους. Ακόμη και σε επίπεδο κρατών πραγματοποιούνται διαπραγματεύσεις.

Διότι το αποτέλεσμα (ακόμη κι από σιωπηρή συμφωνία) επηρεάζει τις ζωές όσων διαπραγματεύτηκαν. Απ'το ποιο σπίτι θα διαλέξεις, το μισθό σου, το πού θα πας διακοπές μέχρι πιο σημαντικές αποφάσεις όπως (σε επίπεδο κρατών) το αν θα σταματήσει ένας πόλεμος ή θα πραγματωθεί μια οικονομική συμφωνία. Το πώς θα κινηθείς σε μια διαπραγμάτευση μπορεί να έχει ευεργετικά ή καταστρεπτικά αποτελέσματα για τη μετέπειτα ζωή σου.

Ο διαπραγματευτής είναι ένας εξειδικευμένος επαγγελματίας, ένας ειδικός που βοηθά αυτόν που τον επέλεξε (εταιρία, σύλλογος, ομάδα, επιχείρηση, κράτος κλπ) με σκοπό την εκπλήρωση του ζητούμενου στόχου. Με βάση τις διαπραγματευτικές δυνατότητες, τις τακτικές, τα δεδομένα και τα γεγονότα (υπαρκτά και μελλοντικές προοπτικές) ο διαπραγματευτής δημιουργεί ένα πλάνο με βάση το οποίο κινείται εξυπηρετώντας τα συμφέροντα του πελάτη του. Βλέπει κι εξετάζει κάθε πιθανό σενάριο και ενδεχόμενο που θα αποβεί σε όφελος του ενδιαφερόμενου πελάτη που τον επέλεξε. Επίσης, με βάση την εκπαίδευση που έχει λάβει, μπορεί να αναγνωρίζει προβληματικές καταστάσεις και τακτικές που χρησιμοποιεί η άλλη πλευρά και τις αντιμετωπίζει αποτελεσματικά προστατεύοντας καίρια τα συμφέροντα του πελάτη του.